SUULI-JÄSENREKISTERI

Suuli on Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n jäsenseuroilleen tuottama jäsen- ja venerekisteriohjelma. Se on myös paikallisyhdistysten käyttöön sovitettu laskutusohjelmisto.

Mitä Suulissa voi tehdä?

SPV:n jäsenseurat voivat hallita Suulissa seuransa, jäseniensä ja veneidensä tietoja. Myös yksittäisten laskujen ja massalaskutusten tekeminen onnistuu kätevästi sähköpostitse. Yksittäinen jäsenseuran jäsen voi päivittää omia yhteystietojaan, katsella veneensä katsastustietoja ja tulevaisuudessa myös ilmoittautua koulutuksiin. Lisäksi katsastajat voivat tehdä katsastuspöytäkirjoja Suulissa.

Miten Suuliin kirjaudutaan?

Jokaisella jäsenellä on omat käyttäjätunnukset. Käyttäjätunnuksena toimii henkilön liiton jäsennumero, jota myös vakuutusyhtiö saattaa tulevaisuudessa kysyä, kun jäsen hakee korvauksia liiton vakuutuksesta. Seurojen ja jäsenien tietoja hallinnoi seurojen luottamushenkilöt. Kun uusi jäsen on luotu Suuliin, hänelle lähetetään sähköpostiviesti, jossa on linkki Suulin sisäänkirjautumissivulle, oman käyttäjätunnuksen järjestelmään ja ohjeet salasanan asettamiseksi.

Suuli jäsenrekisteriohjelmaan pääset tästä.

Liiton jäsenseura on velvollinen ylläpitämään kaikkien jäsen- ja venetietoja (mukaan lukien tietoja venei­den katsastuksesta ja mittakirjoista) liiton hallinnoimassa jäsenyhdistysten yhteisessä rekisterissä.

Rekisterin tiedot ovat tarkoitettu seuran luottamushenkilöiden käyttöön, eikä niitä saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle.

Jos sinulla on kysyttävää tai kehitysehdotuksia, ole yhteydessä Suulin alalaidasta löytyvän ”Ota yhteyttä” -painikkeen kautta.

 

Kehitettyjä ominaisuuksia:

Suuli-jäsenrekisteriohjelmaa kehitetään jatkuvasti, jotta siitä tulisi mahdollisimman hyvä seuroja palveleva kokonaisuus.

4. huhtikuuta 2017:

Katsastusosion päivitetty versio on valmistunut ja otettu käyttöön. Uudessa versiossa on paranneltuja toiminnallisuuksia ensimmäisen käyttövuotensa aikana käytössä ilmenneiden huomioiden perusteella.

Yhteydenotto tapahtuu nykyään Suulin alalaidasta löytyvän yhteydenottolomakkeen kautta.

Suulin toiminnallisuutta on parannettu, mahdollistamalla takaisinsiirtyminen back-napilla. Tästä johtuen on oleellista, että uutta hakua tehdessä painaa, ”Uusi haku” -painiketta. Myös jäsenen tietoihin on mahdollista lisätä tiedostoja.

14. syyskuuta 2016 mennessä:

1) Venehakuun on lisätty mahdollisuus hakea venettä sen nimellä (toinen kenttä hakupalkissa).

2) Venepaikan poistaminen onnistuu kohdassa venepaikat.

3) Koontijäsentiedoissa näkyy, kenet kyseiseen jäseneen on liitetty (esim. perheenjäsen).

4) Jäsenseurojen kielet valittavissa (tällä toiminnolla liitto tietää, millä kielellä lähestyä seuraa).

5) Massahyvitys, joka löytyy laskut-osioista. Laskuttaja voi valita erikseen, mitkä laskut halutaan hyvittää. Hyvitys tapahtuu painamalla ”Hyvitä valitut” -painiketta.

6) Laskujen massamuistutuksien luominen onnistuu laskut-osion kohdasta ”Luo muistutukset valituista”.

7) Yksittäiset venepaikat voidaan laskuttaa laskuta-napilla venepaikan tiedoista.

 

Usein kysytyt kysymykset Suulista:

K: Miten lähetän sähköpostia valitulle joukolle jäseniä, esimerkiksi seuran venekatsastajille?

V: Hae ensin jäsenet käyttën sopivaa hakukriteeriä, valitse esimerkiksi Luottamustoimet-kohtaan venekatsastajat.

Haku palauttaa listan seuran venekatsastajista. Niiden henkilöiden kohdalla, joille rekisterissä on määritelty sähköpostiosoite, näkyy ruutu nimen vasemmalla puolella. Voit valita henkilöt yksitellen klikkaamalla ruutua nimen vieressä tai voit valita KAIKKI klikkaamalla ruutua listan yläpuolella vasemmassa yläkulmassa. Tämän jälkeen klikkaa Lähetä sähköpostia ja lähetä viesti.

K: Miksi minulla on useampia käyttäjätunnuksia järjestelmään? Voinko yhdistää niitä yhden käyttäjätunnuksen alle?

V: Jokainen jäsen on kirjattu järjestelmään oman jäsenseuransa jäsenenä. Kunkin seuran luottamushenkilöt näkevät ainoastaan oman seuransa jäsenet. Tästä syystä henkilöillä, jotka ovat jäseniä useammassa SPV:n jäsenseurassa, on erillinen käyttäjätunnus jokaiselle jäsenyydelleen eri seuroissa.

K: Voin muuttaa omat laskutusosoitetietoni, mutta en voi määritellä laskua lähetettäväksi ns. koontijäsenelle. Miksi?

V: Koontilaskutusvalinnan tekeminen edellyttää, että voi hakea ja näkee Suulissa oman jäsenseuransa kaikki jäsenet. Tästä syystä jäsen ei voi valita koontijäsenyyslaskutusta itse. Jos haluat että laskusi lähetetään koontijäsenelle, ota yhteyttä oman seurasi rekisterinhoitajaan tai taloudenhoitajaan.

K: Miksi Suulin käyttöoikeuksia ei voi liittää seuran omiin luottamustoimiin?

V: Käyttöoikeudet eri rooleihin määritellään Suulin pääkäyttäjätasolla. Erilaiset käyttäjäroolit vastaavat tyypillisiä seurojen luottamushenkilöiden käyttötarpeita. Luottamustoimiin perustuva käyttöoikeusmäärittely auttaa rajaamaan käyttöoikeudet niille, joilla on tarve nähdä tietoja. Samalla se varmistaa, että luottamustoimien haltijat on määritelty oikein ja näin helpottaa ja varmistaa että liiton viestintä jäsenseuroille tavoittaa oikeat henkilöt.

K: Yritän määrittää seuralle luottamushenkilön, mutta saan virheilmoituksen ”Tarkista lomakkeen kentät”.

Seuratiedoissa on joitain pakollisisa tietoja. Jos jokin näistä puuttuu, niin luottamustoimien päivittäminen ei onnistu ja tulee virheilmoitus. Vanhassa rekisterissä monelta seuralta puuttui yhteyshenkilö, joten kyseinen pakollinen kenttä on jäänyt tyhjäksi. Kannattaa tarkistaa ja päivittää kaikki seuratietosivut ennen luottamutoimien lisäämistä.

K: Seurassamme on määritelty juniori-/seniorijäseniä, mutta liiton jäsenluokka ei vastaa näitä. Miksi?

V: SPV:n jäsenluokat ovat jäsen, nuoriso-, perhe- ja seniorijäsen. Näitä ei ole kytketty seurojen omiin jäsenluokkiin. SPV:n listauksessa seniori- ja nuorisojäsenyys määritellään syntymävuoden perusteella. Perhejäsenyys edellyttää, että samassa osoitteessa asuu jo joku seuran jäsen.

K: Jos siirryn seurasta toiseen, voidaanko tietoni kopioida seurojen välillä?

V: Ei voida. Kunkin seuran luottamushenkilöt näkevät ainoastaan oman seuransa tiedot.

K: Kuka näkee tietoni?

V: Rekisteri on seurojen luottamushenkilöiden käytettävissä. Seurojen luottamushenkilöt näkevät oman seuransa tiedot. SPV käyttää rekisteriä hakeakseen mm. eri luottamustoimissa toimivien henkilöiden yhteystietoja viestintää varten sekä jäsenmaksujen ym. hoitamiseen.

K: Kirjautuessani järjestelmään saan ilmoituksen, että en ole SPV:n jäsen, enkä SPV:n jäsenetujen piirissä. Miksi?

V: Olet jäsenenä luokkaliitossa, jaosjäsenseurassa tai palkattu työntekijä, joka ei ole SPV:n jäsen. Luokkaliittojen jäsenet eivät ole SPV:n jäseniä, luokkaliitot eivät myöskään maksa liiton jäsenmaksua henkilöjäsenistä. Jaosjäsenseurat voivat niin halutessaan ilmoittaa SPV:n jäseniksi vain veneilyjaoksensa jäsenet. Molemmat ovat kuitenkin oikeutettuja ylläpitämään jäsenrekisteriä myös muiden jäsentensä osalta Suulissa rekisterinkäyttömaksua vastaan. Näille henkilöille näkyy sisäänkirjautumisen yhteydessä ilmoitus etteivät he ole SPV:n jäseniä, eikä heitä koske SPV:n jäsenedut.

K: Vaatiiko Suulin käyttöönotto jotain meiltä luokkaliitoilta?

V: Luokkaliittojen jäsenyys SPV:ssä ja yhteystiedot liittoon kulkevat Suulin kautta, joten luokkaliitotkin ovat velvollisia ylläpitämään yhteystietonsa ja luottamushenkilönsä Suulissa. SPV:n www. sivuille haetaan Suulista listaus luokkaliitoista. Listauksessa näkyvät Suulissa ylläpidetyt luokkaliiton tiedot. Kun perustatte jäseniä Suuliin merkitkää rasti kohtaan Ei SPV jäsen, koska luokkaliiton henkilöjäsenet eivät ole liiton jäseniä.

K: Miksi sähköpostilaskuun pitää erikseen määritellä lähettäjän sähköpostiosoite? Eikö tässä voisi käyttää esimerkiksi taloudenhoitajan sähköpostiosoitetta?

V: Seuroilla on toiminnassaan hyvin erilaisia käytäntöjä, eikä kaikilla seuroilla välttämättä ole erillistä taloudenhoitajaa. Taloudenhoitajan jäsentietoihin on talletettuna hänen henkilökohtainen sähköpostiosoite, eikä se välttämättä ole se osoite, jonne seura haluaa vastaanottaa laskutukseen liittyvät yhteydenotot.

K: Nuorisojäsenten jäsenmaksu- ja muut laskut halutaan lähettää nuorisojäsenen huoltajalle. Onko tämä mahdollista?

V: Jos myös huoltaja on seuran jäsen, niin nuorisojäsenelle voi valita vanhemman koontijäseneksi. Jos huoltaja ei ole seuran jäsen, niin laskutusosoitteeksi voi määritellä huoltajan nimen ja osoitetiedot.

K: Olen unohtanut salasanan, kuinka saan uuden salasanan?

V: Voit itse pyytää oman salasanasi nollauksen. Mene Suulin sisäänkirjautumissivulle suuli.spv.fi ja kirjoita käyttäjätunnuskenttään liiton jäsennumero ja napsauta ”Unohtuiko salasana?”. Suuli lähettää sinulle sähköpostitse linkin josta pääset asettamaan itsellesi salasanan.

K: Pyysin Suulia nollaamaan salasanan ja sain ilmoituksen, että minulle on lähetetty sähköpostiviesti, jossa on ohjeet salasanan asettamiseksi. En kuitenkaan saanut tällaista viestiä.

V: Ensimmäiseksi kannattaa tarkistaa, ettei viesti ole mennyt sähköpostilaatikkosi roskaposti-kansioon. Suuli lähettää viestin heti, mutta joskus sähköposti saattaa viipyä jonkin aikaa, yleensä se kuitenkin tulee perille muutaman minuutin kuluessa. Jos et saa viestiä ollenkaan, niin ota yhteyttä oman seurasi yhteyshenkilöön ja pyydä häntä tarkistamaan, että sähköpostiosoitteesi on kirjattu Suuliin oikein.

K: En tiedä omaa liiton jäsennumeroa. Kuinka voin kirjautua Suuliin?

V: Ota yhteyttä oman seurasi yhteyshenkilöön ja pyydä häntä tarkistamaan liiton jäsennumero.

K: En ole saanut Suulista mitään ilmoitusta minulle luodusta käyttäjätunnuksesta tai liiton jäsennumerosta. Kuinka voin tarkistaa omat tietoni?

V: Sinulle ei luultavasti ole määritelty sähköpostiosoitetta Suuliin. Ota yhteyttä oman seurasi yhteyshenkilöön ja pyydä häntä päivittämään sähköpostiosoitteesi. Jos sähköpostiosoite oli jo annettu, mutta se on virheellinen, niin hänen tulisi antaa sinulle myös liiton jäsennumero, jotta pääset asettamaan itsellesi salasanan.

K: En käytä sähköpostia, kuinka voin kirjautua Suuliin?

V: Suulissa jokainen käyttäjä asettaa itse oman salasanansa. Salasana asetetaan käyttäen henkilökohtaista linkkiä, joka lähetetään jäsenelle sähköpostitse. Tarvitset siis sähköpostiosoitteen voidaksesi asettaa itsellesi salasanan.

K: Miksi Suulissa kysytään henkilön syntymäaika?

V: Syntymäaika ei ole Suulissa pakollinen tieto, eikä sitä ole pakko täyttää. SPV:n sääntöjen mukaan nuorisojäseniä ovat alle 19 vuotiaat ja seniorijäseniä yli 70 vuotiaat henkilöt. Tämä määrittyy henkilön syntymäajan perusteella. Jos syntymäaikaa ei ole määritelty henkilö ei voi olla nuoriso- tai seniorijäsen.

K: Miksi rekisteritiedoissa on henkilöjäsenen sukupuoli?

Tietoja jäsenistön sukupuolijakaumasta tarvitaan kaikenlaiseen tilastointiin, kun kerromme lajin toiminnasta ja toiminnan muutoksista.

K: Reskontraan on määritelty Suulissa ainoastaan lukuoikeuksia. Kuinka suoritukset kohdistetaan laskuihin?

V: Kun maksutietoja päivitetään Suuliin esimerkiksi viitemaksutiedoston tuonnin kautta, hyvityslaskulla tai kirjaamalla maksusuoritus käsin, niin tämä päivittää reskontran.

K: Mitä jäsentietoja voin siirtää excel-tiedoston kautta Suuliin/Suulista?

V: Voit siirtää Suuliin määriteltyjä jäsentietokenttiä. Seurakohtaisten lisäkenttien siirtoa ei tueta.

K: En löydä kohtaa, missä tehdään Suulin laskutus?

V: Suulin Laskutusosio on viimeistelyssä ja avautuu keskiviikkona 25.11.2015.

K: Kirjauduin juuri Suuliin ja huomasin että veneestäni puuttuu jonkin verran tietoja sekä että osa tiedoista ovat vääriä.  Miten korjaan asian?

V: Olethan yhteydessä omaan jäsenseuraasi ja pyydä heitä päivittämään veneesi tiedot, koska jäsenen venetiedot tulevat oman jäsenseuran rekisteristä.

K: Olen saanut sähköposti-ilmoituksen, että minulle on luotu käyttäjätunnus Suuliin ja mukana on linkki salasanan asettamista varten. Linkki ei kuitenkaan toimi, vaan saan ilmoituksen, että linkki on väärä tai vanhentunut. Miksi?

V: Turvallisuussyistä linkki on voimassa vain rajoitetun ajan. Voit tilata itsellesi uuden linkin Suulin sisäänkirjautumissivulta suuli.spv.fi antamalla liiton jäsennumero ja napsauttamalla ”Unohtuiko salasana?”.

Toinen mahdollinen syy voi olla myös, että selaimen välimuistissa on ensimmäisen kirjautumisen tiedot ja välimuisti pitää tyhjentää ennen seuraavaa kirjautumista. Sen voit tehdä näppäimellä F5.

K: Miksi emme saa lisättyä venepaikkojen massalaskutuksiin lisätuotteita?

V: Massalaskutettavat lisätuotteet täytyy ensin käydä siirtämässä niiden laskutuksessa tarvittaviin uusiin tuoteryhmiin, jonka jälkeen ne on kiinnitettävissä venepaikkojen tai jäsenyyksien lisätuotteiksi.

K: Voiko Suulissa ylläpitää venepaikkarekisteriä?

V: Suulia tehtäessä on huomioitu veneseurojen tarpeet ja yhtenä tärkeänä osana Suulissa on venepaikkarekisteri. Ohjeet venepaikkojen luontiin löydätte Suulista kielivalinnan vieressä olevan ? merkin takaa.

K: Milloin Suulissa voi alkaa laskuttamaan?

V: Suulin laskutusominaisuus on käynnistynyt 8.12.2015

K: Haluaisimme alkaa laskuttamaan jäsenmaksumme ja venepaikkamaksumme Suulin kautta – kuinka se tapahtuu?

V: Mikäli seuranne ei ole aiemmin hyödyntänyt laskutuksessaan liiton rekisteriohjelmaa kannattaa edetä tutustumalla Laskutusjärjestelmän käyttöönoton ABC – ohjeen avulla, mikä löytyy Suulista kelivalinnan vieressä olevan ? merkin takaa. Sieltä löytyy myös Suulin peruskäyttöohje muuhunkin käyttöön.